会社で使用している業務システムは、ITシステム部門が一通り導入したものですが、実際の運用は各部署に任されています。人事システムや帳票システムなど、部署ごとに導入されている業務システムにトラブルが発生した際には、ヘルプデスクに相談することが一般的です。しかし、ヘルプデスクで解決出来るのは、担当しているシステムのみであって、汎用システムや部門を跨いだ運用がされていると、サービスデスクにより問題切り分けが行われないと、システムの正常化までに時間が掛かりすぎてしまいます。業務効率を上げるために導入した業務システムによって、生産性が上がる効果が得られなくなっては意味がありません。会社内で使用しているITシステムは、停止時間をいかに少なくするかが業務効率に関わってくるでしょう。

別の部署へ問い合わせると叱られる社内事情は勘弁して欲しい

入社して数年であったり、他部署からの配置転換で入った時には、システムトラブルに見舞われたと考える状況であっても、担当ヘルプデスクへの問い合わせで部署違いを指摘されて叱られることがあります。何度かたらい回しにされていると、症状が酷くならない限り問い合わせる気がなくなってしまう社員が出てきます。システムトラブルが発生したと考えられる場合には、サービスデスクを設置している会社ならば、初期対応時になるべく回避方法を模索してもらえるだけでなく、担当するヘルプデスクへ引き継ぎを行います。どの部署が担当すれば、早期に解決出来るか知っている人がヘルプデスクへの引き継ぎを行なうことで、修理完了までの時間短縮効果が期待出来るわけです。問い合わせ内容を一元化して管理出来れば、同じトラブルに見舞われた時に解決が早まります。

業務の効率化を行なうために導入されている

サービスデスクを導入することは、業務システムの早期復帰を行なうために効率が良いからです。システムトラブルが多少発生することは珍しいことではありません。しかし、一度発生したシステムトラブルを短時間で元通りにすることが出来れば、業務を行なう上で生産性を落とさずに済むでしょう。業務の効率化を最大限に発揮する効果を期待されているので、サービスデスクに寄せられた相談内容は、報告書と共にデータベース化されて社内情報として蓄積されます。外部委託している場合であっても、報告書は届けられるので、同じ問い合わせが繰り返されるほど、既に解決済みのトラブル履歴が役に立つでしょう。システムトラブルを避けられないならば、業務停止時間を最小限に抑える努力が会社では求められているわけです。

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