職場や家庭において、ここ20年の間にパソコンなどのＯＡ機器が急速に普及し、大量の事務処理を速く正確に行えるようになり、作業の効率化が随分と進みました。そしてこれらは、インターネットのおかげでコンピューター間の通信も行えるようになり、またＦＡＸやプリンターにも接続しています。これらの技術の進歩は、私たちに大きな利点を与えてくれましたが、その一方で、あまりにも高度になりすぎたために、一般人ではＯＡ機器のトラブルに対応できなっているのも事実です。このＯＡ機器などのトラブルに対して電話一本で対応してくれるのがサービスデスクです。ここでは、職場におけるこのデスクの業務内容と、それを利用するときの効果、さらにお勧めの利用方法について簡単に説明します。

職場におけるサービスデスクとはどのようなものか

ＯＡ機器が便利になるに伴い、そのトラブルの解決方法も複雑になっています。現代の職場においてＯＡ機器のトラブルは事務処理の停止を引き起こし、事業遂行の大きな妨げとなります。そのためＯＡ機器の復旧は重要な事項ではありますが、専門知識のない社内従業員の方々ではどうすることもできません。そこで利用されるのはサービスデスクなのです。トラブル発生時にこのデスクへ電話すると、復旧への手順を指示してもらえます。また電話での解決が無理な場合、サポート要員を派遣もしてくれます。また、職場によっては、サポート要員の遠隔操作によりトラブルの解決を図っているところもあります。さらに、従業員数が千人を超えるような大企業では、社内にこのデスクがあり、そこには数名のサポート要員が、日々のトラブルに備えて待機しています。もちろん、この方式はかなりの費用がかかるため、一般的ではありません。

サービスデスクを利用することによる効果

このデスクを利用することの効果の一つ目は、事業の継続性の確保です。現代においてはＯＡ機器抜きでの事務処理はできません。そのためトラブルは即、業務停止につながり、その損失は計り知れません。確実な業務遂行のためにも、トラブルの解決方法を準備しておく必要があります。このデスクを利用する効果の二つ目は、経費の削減です。ＯＡ機器のトラブル解決のために従業員を採用または教育するには莫大な費用がかかります。そしてこの費用は、トラブルが発生しないときには全くの無題になるのです。必要な時だけ利用できるこのデスクなら、経費の無駄がありません。さて、このデスクを利用するには、専門の業者とＯＡ機器の保守契約を結ぶ必要がありのですが、お勧めの方法は、ＯＡ機器のリース契約と同時にそのサービス契約を結ぶことです。技術革新の激しいこの時代にＯＡ機器を購入するのはお勧めできません。数年ごとにＯＳの更新に合わせてパソコンを買い替えるのは費用の無駄ですから、最初からリース契約が良いのです。一般的には、保守費用がリース料金に含まれているため、通常のトラブル解決なら無料ですみます。